Usar y crear campos nuevos sobre el perfil de usuario de Office 365 para hacer búsquedas en SharePoint. Parte 1/2

Un comentario

Un pedida muy común dentro de los desarrollos que abarcan el mundo de Office 365 (sobre todo en SharePoint), es la necesidad de que los perfiles de usuarios cuenten con información (propiedades) adicional a la que ya nos trae tipicamente, esto para poder cumplir con soluciones y desarrollados que se alimentan de dicha información. Una opción bastante útil es usar las propiedades de perfil de usuario en SharePoint, el cual trae un conjunto relativamente amplio que puede ayudar para este propósito, los mas destacados son: Cargo, departamento, fecha de cumpleaños, fecha de contratación, teléfono, entre otros (para ver la lista completa si eres administrador en SharePoint: https://{NombreDelTenan}-admin.sharepoint.com/_layouts/15/tenantprofileadmin/MgrProperty.aspx?ProfileType=User&ApplicationID=00000000-0000-0000-0000-000000000000 )

Adicional a los campos anteriores, la configuración de usuario de SharePoint permite agregar propiedades adicionales, como por ejemplo, una propiedad que tenga como propósito guardar el numero de identidad o numero de seguro social del usuario. Estas propiedades permiten distintos tipos de datos, y pueden ser configurados para que sean públicos (incluso para ser vistos en el perfil de Delve) o privados, ademas de que pueden ser o no sobrescritos por los propios usuarios.

Para poder aprovechar estas propiedades, es necesario usar la api de búsqueda https://{nombreTenan}.sharepoint/_api/search/” o https://{nombreTenan}.sharepoint/_api/Web/SiteUserInfoList/items”

1. Crear una propiedad personalizado

En este caso particular, el ejemplo consiste en crear una propiedad sobre el perfil de usuario llamado “Numero de Identificación“, para ello debemos poseer los privilegios de administrador en SharePoint.

1.1 El primer paso es ingresar al portal de Office 365 y dirigirnos a la administración clásica de SharePoint, luego clickeamos: Perfiles de usuarios -> administrar propiedad de usuarios

1.2 Seguidamente, en las opciones, damos en “Nueva propiedad”, y allí se nos desplegara un formulario con campos bastantes explicativos… lo que si me gustaría hacer énfasis en 3 cosas particular: el 1ro es que escojamos el tipo de dato apropiado de acuerdo a la información que va almacenar (si es de tipo string, datetime, integer, float, etc); el 2do es que dejemos marcado el campo como indexable (para que podamos filtrar y consultar a través de el) , y el 3ro se trata sobre si queremos que dicha propiedad se visualice como información adicional sobre el perfil de usuario en Delve, si es así, entonces marcar la opción “Mostrar en la sección Propiedades del perfil de la página de perfil del usuario“. Para este ejemplo escogeremos el tipo de dato string (single value)

img 1.2.1
img 1.2.2

1.3. Luego de crear la propiedad, el siguiente paso, es asignar el valor sobre el perfil de usuario. La ruta es administración clásica de SharePoint -> Perfiles de Usuarios -> administrar perfiles de usuarios.

1.4. A continuación buscamos al usuario por el nombre o el correo, seleccionamos el que corresponda y le damos “Editar mi perfil“.

1.5 Al darle “Editar mi perfil” se mostraran todas las propiedades de usuario, y es aquí donde buscaremos la propiedad a la que le queremos asignar un valor, en este caso la propiedad personalizada Numero de Identificación

1.6 Si la propiedad fue marcada “Mostrar en la sección Propiedades de la pagina de perfil del usuario” como se indico en el paso 1.2, entonces podemos ir al perfil del usuario en Delve y ya podemos ver visible la información


Con los pasos anteriores, ya hemos configurado una propiedad personalizada sobre el perfil de usuario, el próximo paso sera hacer esta propiedad rastreable para poder hacer consultas filtradas

2. Hacer que una propiedad sea rastreable

No todas las propiedades nativas del perfil de usuario son rastreables (es decir, que si la pedimos como campo a través de la api de búsqueda de SharePoint estas llegaran con valor null), por lo que las propiedades personalizadas tampoco lo son. Para hacer la propiedad rastreable los paso son:

2.1 Ir a administración clásica de SharePoint -> Búsqueda -> Administrar esquema de búsqueda

2.2 Luego del paso anterior, vamos a escribir en el buscador alguno de las siguientes palabras que explicare a continuación

  • RefinableString: esto es para obtener los campos que permiten envolver los valores de propiedades de tipo string
  • RefinableInt: para obtener los campos que envuelven resultados de tipo entero
  • RefinableDateTime: para obtener los campos que envuelven los valores de tipo fecha
  • RefinableDecimal: para obtener resultados de campos que envuelven valores de tipo decimal

En nuestro caso, y siguiente el ejemplo, vamos a buscar “RefinableString”, ya que la propiedad Numero de Identificación que creamos, fue del tipo de dato string. En la imagen siguiente, se puede notar que el RefinableString00 ya esta en uso, por lo que tomaremos el RefinableString01

2.3 Cuando estamos editando la propiedad RefinableString01, lo primero que debemos hacer es colocar un alias, en mi caso, acostumbro a colocar de alias el nombre interno de la propiedad que queremos, adicionando el sufijo de “01”, en este caso NumeroIdentificacion01.

2.4 Después de definir el alias buscamos un poco mas abajo en el formulario, y presionamos el botón de “Agregar una asignación“, esto desplegara una ventana modal, y allí en el campo “Filtrar una categoría” seleccionamos “People“, esperamos que recargue los resultados, y luego ubicamos la propiedad que anteriormente creamos (en esta ventana las propiedades tienen de prefijo la categoría): “People:NumeroIdentificacion

2.5 Luego de aceptar y guardar los campos, podemos buscar de nuevo los RefinableString y validar que se muestra con la propiedad y alias correspondiente

Finalizado todos los pasos anteriores, ya estamos listos para poder hacer consultas a los perfiles de usuarios con dichas propiedad a través de la API de SharePoint, la cual explicare en una segunda parte.

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